Le respect commence par la transparence.

Confidentialité

Des renseignements utilisés pour des fins précises.

À qui s’adresse cette politique?

Cette politique s’applique aux renseignements personnels traités par Alys expérience dans ses relations avec les visiteurs du site, les personnes qui nous adressent une demande, nos clients et partenaires, ainsi que les personnes jointes pour leur compte. Un renseignement personnel permet d’identifier une personne, directement ou indirectement.

Lorsqu’Alys agit pour le compte d’une organisation, le mandat et les règles applicables déterminent les renseignements accessibles, les interventions autorisées et les responsabilités de chacun. La politique de confidentialité de cette organisation peut également s’appliquer.

Quels renseignements pouvons-nous recueillir?

Selon votre relation avec Alys et la nature du service, les renseignements peuvent comprendre :

• votre nom, vos coordonnées, votre organisation et votre fonction;
• les renseignements contenus dans vos messages et les échanges nécessaires au suivi de votre demande;
• vos préférences de communication, vos réponses à un sondage ou les informations utiles à un service rendu pour le compte d’un client;
• les renseignements administratifs nécessaires à une relation d’affaires, à la facturation ou à une candidature que vous nous transmettez;
• les renseignements techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site et des services utilisés.

Chaque mandat limite la collecte aux renseignements nécessaires. Les formulaires publics de ce site ne demandent ni renseignements bancaires, ni numéro d’assurance sociale, ni renseignements médicaux. Évitez d’en inscrire dans le champ commentaire ou d’y transmettre des renseignements confidentiels sur d’autres personnes.

Comment les renseignements nous parviennent-ils?

Vous pouvez nous les transmettre directement par un formulaire, par courriel, au téléphone ou dans le cadre d’une relation d’affaires. Nous pouvons aussi recevoir de nos clients les renseignements nécessaires à un mandat. Nous leur demandons de disposer des autorisations requises pour nous les communiquer et pour permettre les interventions convenues.

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements avec votre consentement lorsque celui-ci est requis, ou dans les situations permises ou imposées par la loi. Nous expliquons les fins de la collecte; un consentement à une utilisation ne vaut pas automatiquement pour une autre.

Pourquoi les utilisons-nous?

• répondre à vos questions et évaluer votre besoin;
• organiser une rencontre et assurer le suivi de nos échanges;
• préparer, réaliser et suivre les services convenus avec nos clients;
• traiter vos préférences, vos demandes d’accès ou vos demandes d’exclusion;
• assurer la sécurité des services et respecter nos obligations légales et administratives.

Qui peut y accéder?

L’accès est limité aux membres autorisés de notre équipe, aux partenaires et aux fournisseurs qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions. Les renseignements communiqués sont limités à ce qui est nécessaire au service ou au mandat. Les exigences de confidentialité et de protection applicables encadrent ces accès.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsqu’une obligation légale l’exige ou lorsque la loi le permet. Nous ne les vendons pas et ne les louons pas. Nous ne les transmettons pas à des tiers pour leurs propres activités de marketing sans le consentement requis.

Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, en tenant compte des obligations légales, comptables et contractuelles. Une demande d’exclusion peut nécessiter de conserver certaines coordonnées afin de respecter votre choix de ne plus être joint.

Pour les demandes provenant des formulaires du site, notre politique retient une durée de référence de six mois. Si la demande devient une relation d’affaires, si un suivi demeure nécessaire ou si une obligation impose une conservation plus longue, les renseignements utiles sont alors conservés selon cette finalité. Cette durée ne signifie pas qu’une suppression automatique de toutes les copies intervient au même moment dans chaque système de messagerie ou de sauvegarde.

Lorsque la conservation n’est plus justifiée, les renseignements doivent être détruits de façon sécuritaire ou anonymisés dans les conditions prévues par la loi. Vous pouvez nous adresser une demande concernant les renseignements détenus à votre sujet.

Mesures de protection et incidents

Notre politique prévoit des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements : accès selon les fonctions, engagements de confidentialité, sensibilisation du personnel et protection des outils utilisés pour les mandats.

Pour le site, les échanges utilisent HTTPS. La clé du service d’envoi de courriels reste du côté serveur; elle n’est pas transmise dans le code du navigateur. Les formulaires comportent une validation des champs et des mesures de limitation des envois automatisés. Ces mesures réduisent les risques sans rendre une transmission électronique infaillible.

Si vous soupçonnez une utilisation non autorisée de vos renseignements, communiquez avec notre responsable. En cas d’incident de confidentialité, nous prenons les mesures requises pour limiter les conséquences et prévenir sa répétition. Lorsque la loi l’exige, les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information sont avisées.

Téléphonie et sondages

Des communications identifiées. Un choix respecté.

Nos engagements s’appliquent aux communications réalisées par Alys pour son propre compte ou dans le cadre des mandats qui lui sont confiés, selon la nature de chaque activité et les règles qui s’y appliquent.

Identification et moment de l’appel

Au début d’une communication, l’agent ou l’intervieweur s’identifie, précise l’entreprise qu’il représente et explique l’objet de l’appel. Dans le cas d’un sondage, la durée prévue de l’entrevue est également annoncée. Vous pouvez demander les coordonnées d’un superviseur ou du responsable de la recherche.

Les appels doivent respecter les plages horaires applicables, selon l’heure locale de la personne jointe et les exigences plus restrictives qui peuvent viser une activité. Si le moment ne convient pas, vous pouvez le signaler et demander un rappel à un moment plus approprié.

Participation à un sondage et enregistrement

Vous êtes libre de refuser un sondage, de ne pas répondre à une question ou de mettre fin à l’entrevue sans avoir à vous justifier. Une participation à un sondage n’est pas présentée comme une démarche de vente ou une collecte d’argent.

Lorsqu’une entrevue est enregistrée, l’information sur l’enregistrement et sa finalité doit vous être communiquée. Vous pouvez faire connaître votre refus et demander les possibilités offertes pour poursuivre l’échange autrement.

Ne plus recevoir d’appels

Vous pouvez demander une exclusion directement à l’agent pendant l’appel ou nous écrire. Indiquez le numéro concerné et, si vous la connaissez, l’organisation ou la campagne à l’origine de l’appel. Précisez si votre demande vise le marketing direct, les sondages ou les deux. Aucun motif n’est nécessaire pour exprimer ce choix.

Nous donnons suite aux demandes selon les règles applicables et le mandat concerné. Pour le télémarketing assujetti aux règles du CRTC, l’inscription à la liste interne d’exclusion doit être faite dans les 14 jours et être conservée pendant trois ans et 14 jours. Les coordonnées conservées à cette fin servent à respecter l’exclusion.

La Liste nationale de numéros de télécommunication exclus et les listes internes sont distinctes. Certaines activités bénéficient d’une exemption à la liste nationale; cela ne dispense pas de respecter les autres règles qui leur sont applicables. La nature du mandat détermine les obligations d’inscription, d’abonnement et de filtrage.

Consulter les principales règles du CRTC sur les télécommunications non sollicitées

Nous joindre

Une personne responsable pour vous répondre.

Utilisation du site et mises à jour

Le contenu du site présente nos services et facilite la prise de contact. Les modalités d’un mandat, ses livrables et ses responsabilités sont établis dans une entente avec le client. Les liens externes sont fournis à titre pratique et mènent à des services qui possèdent leurs propres conditions d’utilisation.

Nous mettons cette politique à jour pour tenir compte de l’évolution de nos services, des technologies utilisées et des exigences applicables. La version publiée sur cette page porte sa date de mise à jour. Une modification des fins d’utilisation exige, lorsqu’il est requis, un nouveau consentement; la seule consultation de cette page ne vaut pas un consentement à toutes les utilisations possibles.